Konzept zur Umstrukturierung der Aufgabenbereiche Tourismus 
und Stadtmarketing, sowie der Organisation von kulturellen Veranstaltungen in der Stadt Ochtrup 

Aktivitäten für den Tourismus und das Stadtmarketing sind eng miteinander verknüpft. Sie haben gemeinsam zum Ziel, die Attraktivität einer Stadt nach außen und nach innen zu erhalten und zu erhöhen, um sie für Auswärtige und Einwohner als interessantes Reiseziel und lebenswerten Wohnort darzustellen und zu fördern. 

Diese Aktivitäten zu bündeln ist Grundlage einer effizienten und effektiven Aufgabenerfüllung und angesichts anhaltender schwieriger finanzieller Lage fast aller Kommunen auch in Ochtrup dringend geboten. Das vorliegende Konzept zeigt eine Lösung auf, die unter Zusammenarbeit aller Fraktionen und in Abstimmung mit vielen Beteiligten entstanden ist und für die Stadt Ochtrup die künftige Gestaltung der Organisation, Strukturen und Aktivitäten darstellen soll. 

Ein Antrag zur Umsetzung dieses Konzepts wurde am 19.02.2016 an den Rat der Stadt Ochtrup gestellt. 

Ausgangslage 
Die Aufgaben zum Tourismus und zum Stadtmarketing für die Stadt Ochtrup werden derzeit von unterschiedlichen Akteuren mit unterschiedlichen finanziellen Budgets aus städtischen Haushaltsmitteln und anderen Quellen wahrgenommen. Eine zentrale Koordination der Aufgaben findet nicht statt. Dies gilt ebenso für die Organisation von kulturellen Veranstaltungen, die Teil der oben beschriebenen Aktivitäten sind. 

Tourismus 
Im Bereich Tourismus gibt es derzeit in Ochtrup folgende Akteure: 

• Veranstaltungs- und Werbegemeinschafts Ochtrup e.V. (VWO)
  Die Wahrnehmung der Aufgaben rund um den Tourismus in Ochtrup sind aufgrund eines Ratsbeschlusses vom 20.02.2010 an die VWO übertragen worden. Die Ziele hierfür werden durch die Politik im Ausschuss für Stadtmarketing, Tourismus und Kultur bzw. durch einen daraus gebildeten Unterausschuss, den Tourismusbeirat, grob festgelegt. Dieser tagt jeweils zeitnah vor einer Sitzung des Ausschusses, es erfolgt eine Berichterstattung der durchgeführten Aktivitäten und ihrer Erfolge, ebenso erfolgt jährlich ein Finanzbericht durch den Vorsitzenden der VWO, Herrn Büchler. Die VWO ist mit beratender Stimme in dem genannten Ausschuss vertreten. 
  Eine Messung der Zielerreichung anhand von Kriterien wird bisher nicht durchgeführt. 
  Die VWO erhält zur Aufgabenerfüllung aus städtischen Mitteln ein Budget von derzeit 80.000 €jährlich (seit HH 2014), wovon personelle und sachliche Mittel, u.a. die Miete des Büros an der Töpferstraße, bestritten werden. Ein Großteil des Budgets wird für Zeitungsanzeigen und Prospekte verwendet, das Jahr 2014 war durch den Umzug des Büros vom Töpfereimuseum an die Töpferstraße geprägt. 

Stadtmarketing 

Im Jahr 2004 wurde der Versuch gestartet, die Aufgaben des Stadtmarketings unter möglichst großer Beteiligung der Bürger durchzuführen. Es wurden Gremien gebildet, wie z.B. ein sog. Lenkungsausschuss, der über ein Budget von ca. 10.000 € zur Förderung städtischer Veranstaltungen entschieden hat. Die Mitglieder des Lenkungsausschusses waren ehrenamtliche Bürger, eine Bestimmung durch politische Gremien erfolgte bewusst nicht. 

Da die Beteiligung der Bürger sich mit der Zeit reduzierte und Entscheidungen über finanzielle Mittel der Stadt durch einige wenige Personen getroffen wurden, wurde mit einem Ratsbeschluss im Jahr 2010 eine Umorganisation der Aufgaben beschlossen. Demnach gibt es aktuell folgende Akteure im Bereich Stadtmarketing: 

• Stadt Ochtrup 
  Bei der Stadt Ochtrup wird ein Budget von 15.000 € vorgehalten, aus dem „städtische Veranstaltungen" gefördert werden sollen. Grundsätzlich kann eine Förderung aus diesem Budget jeder Veranstalter einer öffentlichen Veranstaltung beantragen. Bisher wurde lediglich einmalig im Jahr 2011 ein solcher Antrag (14.04.2011) zur Unterstützung der Ochtruper Nightlight gestellt. Der Antrag wurde durch den Rat mehrheitlich abgelehnt, teilweise auch mit Hinweis auf die fehlenden Kriterien für solche Veranstaltungen. 
  Seit dem Jahr 2013 sind 5.000 € davon gesondert für Veranstaltungen für Jugendliche reserviert. Dieser Fördertopf wurde bisher auch einmalig zur Unterstützung einer Veranstaltung im Cafe Freiraum genutzt. 
  Weitere, durch die Stadt selbst initiierte Veranstaltungen, gibt es bisher nicht. 
   
• VWO
  Die VWO hat als Werbegemeinschaft das Ziel der „wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Förderung des Standorts Ochtrup" und ist damit auch als Akteur des Stadtmarketing zu bezeichnen. Sie ist bisher alleiniger Veranstalter von Events auf verkaufsoffenen Sonntagen. Auch im Jahr 2016 ist aufgrund nur eines vorliegenden Antrags der VWO für die Stadt Ochtrup und Weibergen das Aufhalten von Verkaufsstellen an folgenden Sonntagen mit entsprechenden Veranstaltungen geplant: 
  o Ochtrup macht fit 
  o Ochtruper Frühlingsspaß (April) 
  o Leinewebersonntag (September) 
  o Pottbäckermarkt
  
  Erstmalig im Jahr 2016 ist der Leinewebersonntag gekoppelt mit einer weiteren Veranstaltung, dem vorletzten Konzert von Unheilig am 3. September 2016. 
  Des Weiteren vertreibt die VWO den sog. "Tontaler" und verteilt zur Weihnachtszeit Weihnachtslose. 

Kulturelle Veranstaltungen 
Unter diesem Begriff kann jede Veranstaltung verstanden werden, die den Zweck hat, das kulturelle Leben in Ochtrup zu fördern. Die Grenze zum Stadtmarketing ist hierbei manchmal fließend, deshalb soll in den zukünftigen Strukturen die Organisation von wichtigen, über die Stadtgrenzen hinaus bedeutsamen Veranstaltungen ebenfalls berücksichtigt werden. Die hier aufgeführten Akteure sind keine abschließende Aufzählung und können im Prozess auch noch ergänzt werden. 

• Ochtruper Kulturinitiative (OKI) - (Kulturforum - Verein der Freunde und Förderer der Kulturarbeit in Ochtrup e.V.) 
  Dieser Verein wurde im Jahr 2011 gegründet mit dem Ziel, die bisher durch den Kulturbeauftragten der Stadt Ochtrup koordinierten Veranstaltungen weiter zu fördern und zu organisieren. Hierbei handelt es sich um die Ochtruper Kulturtage, die Woche der Brüderlichkeit und die Konzerte auf der Seebühne. 
  Der Verein erhielt in 2015 hierfür einen städtischen Zuschuss in Höhe von 8.500 € (Veranstaltungen) zzgl. 7.700 € (Aufwand für Kulturbeauftragten und Aufwandsentschädigung), also insgesamt 16.200 €. Ab dem Jahr 2016 sind 18.000 € vorgesehen. Weitere Mittel sollen aus Eintrittsgeldern und Spenden generiert werden.
   
• Ochtruper Kirmes 
  Während die Frühjahrskirmes von den Schaustellern selbst organisiert wird, ist der Veranstalter der Sommerkirmes die Stadt Ochtrup. Der bisherige Termin ist jedes Jahr das 3. Wochenende im August. Dieser Termin ist u.a. auch Inhalt der aktuellen Diskussion über mögliche Verbesserungen für Rahmenbedingungen für die Kirmes in einem extra dafür gegründeten Arbeitskreis. Die Zusammenlegung von einem verkaufsoffenen Sonntag mit einem Kirmestermin wurde im Rat beantragt und wird in diesem Arbeitskreis diskutiert. 
  Im Haushalt schlägt die Kirmes mit einem Überschuss von 7.500 € zu Buche, wobei 2.500 € für die Kosten von Strom und Wasser veranschlagt sind und 10.000 € Erträge aus Standmieten erzielt werden. 
   
• Stadt Ochtrup 
  Trotz der Gründung des Vereins „OKI" ist auch die Stadt Ochtrup noch Veranstalter bzw. Förderer von weiteren kulturellen Veranstaltungen: 
  • Kammerkonzerte: Jährlich werden sechs Kammerkonzerte organisiert, die jeweils mit ca. 50 Besuchern fast durchweg ausverkauft sind. Diese Veranstaltungen werden durch die Stadt Ochtrup (Stand HH 2016) mit ca. 4.500 € bezuschusst, da die Kosten 10.000 € betragen und der Ertrag 
    voraussichtlich 5.500 €. Die Organisation dieser Konzerte erfolgt durch Herrn Engelmann als zuständigem Mitarbeiter für den Bereich Schulen und Kultur 
     
  • Kindertheater: Die Organisation des Kindertheaters erfolgt durch eine private Initiative und wird durch die Stadt mit 1.000 € gefördert, da hierfür ein Zuschuss von 3.000 € gezahlt wird, bei Kosten von 8.500 € und einem voraussichtlichen Ertrag von 4.500 € 
     
  • Kulturrucksack: Der Kulturrucksack ist ein vom Land NRW gefördertes Programm, mit dem allen Kindern und Jugendlichen der Zugang zu Kunst und Kultur ermöglicht werden soll. Die Umsetzung des Programms obliegt jeder Kommune selbst und der Eigenanteil der Stadt Ochtrup beträgt nach Planungen des Haushalts 2016 4.000 € bei Kosten von 9.000 € und Zuweisungen des Landes von 5.000 €. 

Daneben gibt es noch viele Vereine und Gruppierungen, die gemäß ihrer Ziele und Interessen Veranstaltungen und Events in und für Ochtruper, mit Innen- und Außenwirkung veranstalten. Die Aufzählung z.B. des Fördervereins Kinderkarneval, der schon eine sehr lange Tradition pflegt, des Heimatvereins, des Leinewebervereins mit der im Jahre 2010 stattgefundenen Leineweberhochzeit, der zahlreichen Spielmannzüge und Musikkapellen, des Organisationsteams der NightLight oder auch der Organisatoren der Automeile ist hier nicht abschließend und kann nur beispielhaft sein. Schließlich sollen auch die Kirchenkonzerte mit und ohne Ochtruper Chöre und Kunstausstellungen, die in Ochtrup ein breites Publikum finden, nicht unerwähnt bleiben. 

Ihnen allen ist neben der Tradition gemeinsam, dass ihnen derzeit ein zentraler Ansprechpartner oder eine zentrale Ansprechpartnerin bei einem Veranstaltungsmanagement für Ochtrup fehlt. 

Ziele einer Neustrukturierung 
Die oben dargestellte Ausgangslage zeigt, dass die Organisation von Veranstaltungen mit Innen- und Außenwirkung für Ochtrup, die Bewerbung der Stadt Ochtrup im regionalen Umfeld und die Steigerung der Identifizierung der Ochtruper Bürger mit ihrer Stadt in die Hände vieler Akteure gelegt wird, deren Koordination bisher kaum stattfindet. Vor allem agieren die öffentliche und die private Hand zwar gleichzeitig, aber nicht in einer gemeinsamen Organisation und somit kaum abgestimmt. Das gilt ebenso für die verschiedenen Gruppierungen, die gemäß ihrer Ziele entsprechende Zwecke verfolgen und aus eigener Kraft Veranstaltungen organisieren. Dabei werden die jeweiligen Ziele mit großem Engagement verfolgt, meistens ehrenamtlich und damit zwangsläufig mit begrenzten Kapazitäten. 

Mit vorliegendem Antrag (s.u.) soll eine Neustrukturierung beschlossen werden, mit der folgende Ziele erreicht werden sollen: 

• Bündeln der heutigen Aktivitäten in den Bereichen Tourismus, Stadtmarketing und kulturelle Veranstaltungen in einer neu zu schaffenden Organisation, um die Effektivität zu steigern 
• Steigern der Identifizierung der Ochtruper Bürger mit ihrer Stadt 
• Erhöhen der Attraktivität der Stadt Ochtrup und ihrer regionalen und überregionalen Außenwirkung 
• Einbinden der Einzelhandelsunternehmen, des FOCs, der Hoteliers und Wirte, sowie der Grundstückseigentümer im zentralörtlichen Versorgungsbereich 
• Einbinden von Vereinen und Privatpersonen 

Aufgaben zur Erreichung der Ziele 

Zur Erreichung der Ziele sollen die unten genannten Aufgaben wahrgenommen werden, wobei deren Ausgestaltung und Umsetzung der Geschäftsführung der neu zu schaffenden Organisation obliegt. Schwerpunkte werden von der Gesellschafterversammlung in Abstimmung mit der Geschäftsführung festgelegt. Die Bereiche Tourismus und Stadtmarketing werden ab dem Kalenderjahr 2017 von der GmbH übernommen; der Bereich Kultur wird ab dem Kalenderjahr 2018 übernommen. 

Die GmbH übernimmt alle in dem Zusammenhang bestehenden vertraglichen Rechte und Pflichten von der Stadt Ochtrup. 

Tourismus 

• • Erarbeiten von konkreten Tourismusangeboten (z.B. als Paket, auch themenorientiert) für mehrtägige und eintägige Aufenthalte 
• • Präsentation der Ochtruper Sehenswürdigkeiten
• • Zusammenarbeit mit der Ochtruper Wirtschaft (Einzelhandel, Gewerbe, Investoren) 
• • Einbinden der Ochtruper Stadtwerke zur Bewerbung des Freibads 
• • Regelmäßige Treffen mit Hoteliers, Gastgebern und Wirten 
• • Optimieren des Radfahrtourismus 
• • Ausweiten des Reit- und Wandertourismus 
• • Kooperation mit anderen Kommunen und zentralen Tourismusvereinigungen wie z.B. Touristeninformationszentrum Münsterland e.V. 
• • Merchandising 

. . ... 

Stadtmarketing/kulturelle Veranstaltungen 

• • Erarbeiten und Stärken einer Marke für Ochtrup 
• • Zentrales Terminieren und Koordinieren der Events und Veranstaltungen in der Stadt Ochtrup 
• • Zentrale Anlauf- und Genehmigungsstelle für Veranstaltungen in städtischen Einrichtungen wie z.B. der Stadthalle oder der Villa Winkel 
• • Führen eines zentralen (Online-)Veranstaltungskalenders 
• • Durchführen und Unterstützen von Stadtfesten (z. B. Kirmes, Nightlight, usw.), Märkten sowie kulturellen Veranstaltungen (auch von denen, die bisher direkt oder indirekt von der Stadt Ochtrup finanziert wurden) 
• • Durchführen von innovativen Aktionen 
• • Veranstalten von gastronomischen Events 
• • Zusammenarbeit mit kulturellen Akteuren in der Stadt Ochtrup 

Rolle der Politik 

Die Bereitstellung eines Großteils der finanziellen Ausstattung durch die Stadt Ochtrup sowie die Bedeutung einer Gesellschaft für die Stadt begründen eine entsprechende Mitwirkung der Vertreter dieser Stadt. Eine Vertretung des Rates der Stadt Ochtrup in den Organen der neuen Struktur in angemessenem Umfang ist sicherzustellen. 

Dem Stadtrat obliegt es, Ziele der Politik festzulegen, die dann durch den/die gewählten Vertreter der Stadt in der Gesellschaftsversammlung der Struktur kommuniziert und vertreten werden. Gemäߧ 113 GO NRW Abs. 1 sind die Vertreter der Gemeinde in solchen Organen an die Weisungen des Rates und seiner Ausschüsse gebunden. 

Der Tourismusbeirat als Unterausschuss des Ausschusses für Stadtmarketing, Tourismus und Kultur wird mit Gründung der neuen Struktur aufgelöst. 

Zukunft bestehender Strukturen und Prozesse 

Die GmbH übernimmt die (Rechts-)Stellung der Stadt Ochtrup in allen vertraglichen und sonstigen Vereinbarungen. Erfolgreiche Strukturen sollen durch Zusammenarbeit mit bisherigen Akteuren erhalten und verbessert werden. Private Veranstaltungen sind nicht betroffen. 

Organisation/Rechtsform der neuen Struktur 

Nach Abwägung von Vor- und Nachteilen unterschiedlicher Gesellschaftsformen sollen im Rahmen der Neuorganisation zwei neue Strukturen gebildet werden. Für die Ausübung des operativen Geschäfts soll eine GmbH gegründet werden, für die jeweils nach Vorgabe der Stadt bzw. des Rates Anteile gezeichnet werden können. Gleichzeitig wird ein Verein gegründet, der als Gesellschafter der GmbH selber Anteile hält. Diese Kombination aus den beiden Rechtsformen ermöglicht es, die Vorteile der jeweiligen Gesellschaftsform zu nutzen. 

Für eine GmbH als ausführende Institution sprechen u.a. die Vorschriften zur Kapitalaufbringung und -erhaltung, sowie Haftungsregelungen, die für die jeweiligen Vertragspartner Zuverlässigkeit und Sicherheiten bieten. Des Weiteren sind leichter 

kontrollierbare Strukturen und Aufnahme von Gesellschaftern Gründe, die Rechtsform einer GmbH hierfür zu wählen. Schließlich kann auch immer gewährleistet werden, dass die Mehrheitsverhältnisse nicht ohne Zustimmung des Rates geändert werden können. 

Diese erläuterten Ziele können bei einer Gründung eines einzelnen Vereins nicht erzielt werden. Allerdings sind Vorteile eines Vereins gegenüber einer GmbH z.B. eine leichtere Gründung einer solchen Rechtsform, sowie ein relativ formloser Beitritt. Diese Eigenschaften tragen dazu bei, den Tourismus und das Stadtmarketing, sowie die Kultur durch die breite Bevölkerung fördern zu können. Die Beteiligung vieler Mitbürger ist nach Ansicht der Fraktionen ein Erfolgsfaktor für die Akzeptanz einer Neuorganisation. Des Weiteren können Vereine Beiträge und weitere finanzielle Unterstützungen entgegen nehmen, so dass die „freiwillige Finanzierung" unbürokratisch erfolgen kann. Eine Gemeinnützigkeit des Vereins wird nicht angestrebt. Der Verein hat - ähnlich einem Förderverein einer Schule - den Zweck der Förderung des Tourismus, des Stadtmarketings und der Kultur in Ochtrup. 

Struktur der Neuorganisation: 

Verein 

Stadtrat/ entsenden 

Fraktionen Vertreter weitere 

Gesellschafter beauftragt 

Strukturen

Die Mitglieder der Gesellschafterversammlung setzen sich gemäß dem Grundgedanken der neuen Struktur zusammen aus öffentlichen und privaten Akteuren, deren gemeinsames Interesse die Vermarktung von Ochtrup für Einheimische und Auswärtige ist. 

Geborene Mitglieder der Gesellschafterversammlung sind: 
ein Vertreter der Gemeinde (Bürgermeister) gern.§ 113 GO NRW
je ein Vertreter der Fraktionen 

Einzelheiten werden in der Satzung der GmbH geregelt.

Zeichnung von Anteilen der GmbH 

Die Zeichnung von Anteilen erfordert die Zustimmung der Gesellschafterversammlung. Die Mindesteinlage wird in der Satzung festgelegt und trägt den Notwendigkeiten der Handlungsfähigkeit der GmbH Rechnung. Die Gründung erfolgt durch die Stadt. 

Mitglieder des Vereins 

Mitglieder des neu zu gründenden Vereins können sowohl Organisationen, als auch Einzelpersonen werden. Der Beitritt kann unkompliziert online oder über ein schriftliches Formular erfolgen. Der Verein wird durch die Antragsteller gegründet. Details über Organe und Beiträge werden in der Satzung des Vereins geregelt. 

Personelle und sachliche Ausstattung der GmbH 

Personal 

Es wird ein(e) Geschäftsführer(in) eingestellt. Weitere Mitarbeiter(innen) ergänzen nach Bedarf das Team. Es können mit Dritten Vereinbarungen zur Erfüllung konkreter Aufgaben oder zur Organisation bestimmter Veranstaltungen getroffen werden. 

Sachmittel und Räume 

Die Ausstattung an Sachmitteln ist aus dem zur Verfügung gestellten Budget zu bestreiten. Die Grundausstattung kann durch einen einmaligen städtischen Zuschuss oder ein städtisches Darlehen bestritten werden. 

Das Büro der GmbH ist im Innenstadtbereich anzusiedeln. Finanzierung 

GmbH 

Die Finanzierung der GmbH soll durch verschiedene Säulen gesichert werden. Der größte Teil hierbei sind städtische Mittel, die jeweils in den Haushaltsberatungen festgelegt werden, erstmalig zu den Haushaltsberatungen für das Jahr 2017. Sie entsprechen mindestens der Höhe der Summe, die sich aus den HH-Posten „Zuschüsse zu den Aufwendungen im Bereich Tourismus", "Zuschüsse zu den Aufwendungen im Bereich Stadtmarketing" und (ab 2018) den Zuschüssen für das Ochtruper Kulturforum, die Kammerkonzerte und das Kindertheater zusammensetzen, denn letztgenannte Veranstaltungen werden dann nicht mehr durch die Stadt, sondern durch die neue GmbH organisiert bzw. gefördert. Die Haushaltsmittel der Stadt sind entsprechend zu kürzen. 

Das Stimmrecht und die damit verbundene Finanzausstattung der GmbH soll für die Stadt mehr als 50 % ausmachen, um den städtischen Einfluss zu sichern. 

Eventbezogene (Stand-)Gebühren und sonstige Einnahmen sollen das Budget der GmbH ergänzen. Zur Berechtigung der Erhebung von Standgebühren soll die GmbH das Marktrecht im Namen der Stadt ausüben. 

Verein 

Der Verein finanziert sich über die Mitgliederbeiträge und sonstige Zuwendungen, so dass dieser in der Lage ist, die Anteile der Gesellschaft zu zeichnen, der Gesellschaft entsprechende Budgets zur Verfügung zu stellen oder Darlehen zu geben.